З точки зору бізнесу, «гарний лист» – це той, який допомагає досягти мети. Але як навчитися краще писати? Один зі способів — взяти приклад з найбільшого у світі рітейлера і почати писати як співробітник Amazon.
Джефф Гейден, дописувач Inc. спробував скласти 5 правил для ефективної письмової комунікації у стилі Amazon на основі книжки колишнього директора з корпоративних сервісів Amazon Джона Росмана «Думай як Amazon: 50 ½ способів стати лідером в цифровому світі».
Короткі фрази допомагають читачам не втратити нитку розмови. (Короткі фрази допомагають вам не втратити нитку розмови). Щоб пропозиції були коротше:
сфокусуйтеся на одній ідеї. І не піддавайтеся спокусі об'єднати в реченні відразу три обґрунтування своєї думки. Використовуйте марковані списки – вони часто подобаються читачам; викресліть такі застереження, як «я думаю», «я відчуваю» чи «нам слід розглянути» і т. д. Фраза «Я думаю, нам потрібно розглянути питання про збільшення погодинної оплати праці» дає можливість для маневру. «Нам необхідно підвищити погодинну оплату» – чітко визначає вашу позицію; позбудьтеся від власного «стилю». Не використовуйте лист для розширення свого особистого бренду.Такі слова, як «винятковий», «феноменальний», «вражаючий» і т. п. підходять в тому випадку, коли ваша задача – перебільшити. Однак якщо ви не пишете рекламний ролик, дотримуйтеся фактів. Не змушуйте читачів шукати сенс у ваших словах. Будьте конкретні.
«Показники своєчасної доставки різко збільшилися» – туманне формулювання, яке вимагає розшифровки. «Показники своєчасної доставки збільшилися з 82% до 91%» – чітке й об'єктивне формулювання.
Те ж саме з фразою «Усунення існуючих проблем з сервером потребуватиме значних зусиль». Що це взагалі означає? Краще написати ось так: «На усунення проблем в нашому коді у програміста піде 20 годин, а сайт доведеться закрити на 1,5 години для його поновлення».
Кожен раз, коли ви збираєтеся використовувати прикметник, зупиніться і замість нього впишіть дані, які його розкривають. Нехай читачі придумують свої власні прикметники у відповідь на надані вами факти: «Відходи скоротилися на 23 відсотки? Це здорово!».
Якщо читач не може відразу зрозуміти, чого від нього хочуть: прийняти рішення, зробити якусь дію або відреагувати на певну годину, у нього виникає питання «І що?».
Це правило стосується і вступної частини тексту. Якщо ваша мета – оголосити, що деякі члени команди продовжать працювати віддалено, не додавайте звіт про вплив COVID-19 на ваш бізнес. Співробітники й так це знають (навіть занадто добре). Вони хочуть знати, хто і як довго буде працювати віддалено і які зміни можуть відбутися.
Для деяких жаргон – це скорочення. Те ж саме стосується акронімів. Але для когось жаргон і абревіатури можуть виявитися неприйнятними. Припустимо, ваша мета – деталізувати якісь фінансові результати. Якщо ви пишете бухгалтерам, використовувати скорочення EBITDA нормально. Але якщо ви спілкуєтеся з іншою аудиторією, розшифруйте цю абревіатуру при першому її використанні (прибуток до вирахування відсотків, податків, зносу й амортизації). Після цього можете спокійно використовувати скорочення EBITDA.
Якщо не впевнені, що використані вами технічні терміни та скорочення зрозумілі всім, поясніть їх. Ті, хто знайомий з цими поняттями, просто пропустять пояснення. А ті, для кого вони в новинку, краще зрозуміють, що ви хотіли сказати.
Те ж саме і з розумними слівцями. Прочитайте наступну фразу: «Acme Industries оголосила сьогодні про новаторське стратегічне партнерство з провідним постачальником рішень для створення ексклюзивного, динамічного, сучасного додатку, який зробить революцію в досвіді користувачів соціальних мереж».
Тепер відверніться, закрийте очі приблизно на десять секунд і спробуйте повторити те, що ви тільки що прочитали.
Нічого не вийшло? А тепер спробуйте так:
«Acme Industries запускає перший інструмент, завдяки якому ніхто більше не зможе опублікувати ваші невідредаговані фотографії».
Просто скажіть доступною мовою, що ви маєте на увазі. Читач сам вирішить, чи дійсно те, що ви описуєте, є «революційним» або «новаторським».
Читайте також: Спецпроєкт «Інтерв'ю зі школами» – глибинні інтерв'ю з представниками інноваційних шкіл України
Якщо сумніваєтеся, не ускладнюйте. Підмет: про кого або про що ви пишете. Присудок: що вони зробили або будуть робити. Додаток: на кого або на що це подіє.
Наприклад: «Робочий поскаржився на низьку оплату понаднормових годин».
Хто: робочий. Що він зробив: поскаржився. Про що: про ставки оплати понаднормових. Важко не вловити сенс цієї пропозиції.
Крім того, при використанні структури підмет – присудок – додаток пропозиції зазвичай виходять короткими й з меншою кількістю прикметників. Безпрограшний варіант.
Перш ніж почати писати, задумайтеся про свою мету: навчати, наставляти, переконувати, продавати, вибудовувати відносини, і т. д. Немає сенсу писати, якщо ви не хочете чого-небудь досягти, це головний двигун.
Пишіть короткими пропозиціями. Використовуйте активні дієслова замість прислівників. Уникайте штампів. Уникайте жаргону. Пояснюйте технічні терміни.
Закінчивши чернетку, спробуйте скоротити її на третину. Результат буде більш точним, зрозумілим і практичним для читача. Все як в знаменитій фразі, яку приписують Марку Твену: «Я написав би коротше, але у мене не було часу».
Щоб стати хорошим бізнес-райтером і писати як співробітник Amazon, не намагайтеся бути творцем. Будьте технарем. Тому що хороший діловий лист – той, який допомагає досягти мети.
{{read_more|Читайте також| 2336, 2494}}
Переклад з англійської How Does a Company Worth Over $1 Trillion Teach Its Employees to Communicate? 5 Ways to Write Like Amazon
Джерело фото Depositphotos
Приєднуйтесь до нашої сторінки і групи у Фейсбуці, спільнот у Viber та Telegram